Politique de Confidentialité

Tetra Inspection Inc. (« Tetra », « nous ») fournit des services d'inspection qualité tiers, exploite le portail client à l'adresse portal.tetrainspection.com (le « Portail ») et publie le site web tetrainspection.com (le « Site »). La présente politique explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi nous les recueillons, avec qui nous les partageons et quels choix vous avez.

Nous sommes établis en Alberta, au Canada. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à la Personal Information Protection Act (PIPA) de l'Alberta.

1. Personnes visées par la présente politique

La présente politique s'applique aux personnes qui utilisent le Portail — le personnel de nos clients professionnels, les contacts fournisseurs et usines invités à une réservation, ainsi que notre propre personnel — et aux personnes qui visitent le Site, y soumettent un formulaire, demandent un devis, s'abonnent à notre infolettre ou réservent un appel avec nous. La majeure partie des informations contenues dans le Portail sont des informations d'entreprise — noms de sociétés, adresses d'usines, bons de commande, spécifications produits. Certaines constituent des renseignements personnels, et c'est l'objet de la présente politique.

2. Ce que nous recueillons

Informations que vous nous fournissez

• Informations de compte — nom, adresse de courriel professionnelle, numéro de téléphone, fonction, organisation à laquelle vous appartenez et votre rôle au sein de celle-ci.
• Détails de réservation — les informations nécessaires à la réalisation d'une inspection : noms des fournisseurs et des usines, personnes-ressources sur ces sites, adresses, descriptions des produits et des styles, quantités, références de bons de commande, dates d'inspection et instructions.
• Informations de facturation — contact de facturation, adresse de facturation, traitement fiscal et devise souhaitée.
• Demandes de renseignements et de devis — lorsque vous soumettez un formulaire sur le Site, demandez un devis, vous abonnez à notre infolettre, réservez un appel ou envoyez un message à l'assistant de clavardage du Site, nous recueillons votre nom, votre adresse de courriel professionnelle, votre numéro de téléphone, le nom de votre société, les messages que vous envoyez et ce que vous nous indiquez au sujet de votre demande.
• Communications — les messages que vous nous envoyez par le Portail, y compris la messagerie d'inspection et les demandes d'assistance, ainsi que tout document ou image que vous y joignez, et la correspondance par courriel avec notre équipe.

Informations générées par le service

• Dossiers d'inspection — rapports, constats, mesures, relevés de défauts et photographies prises par les inspecteurs sur un site. Les photographies d'un atelier de production peuvent accessoirement montrer des personnes.
• Registres de compte et d'audit — événements de connexion et journal des actions effectuées sur les réservations, les factures et les rapports, indiquant qui les a effectuées et quand. Ces registres existent afin que les modifications des documents commerciaux et financiers soient traçables.

Informations recueillies automatiquement

• Données techniques — adresse IP, type de navigateur et d'appareil, système d'exploitation et pages demandées, consignés dans les journaux serveur à des fins de sécurité et de dépannage.
• Utilisation du Site — sur le Site uniquement : pages visitées, temps passé sur une page, URL de provenance et de sortie, identifiants d'appareil et résolution d'écran, localisation au niveau du pays ou de la région, et schémas d'interaction tels que les clics, le défilement et les parcours de navigation. Ces données sont recueillies par l'intermédiaire des fournisseurs d'analyse nommés à la section 4, et uniquement si vous avez autorisé les témoins d'analyse.
• Témoins (cookies) — voir la section 7.

Ce que nous ne recueillons pas

Nous ne recueillons pas de numéros de carte de paiement. Les coordonnées de carte sont saisies directement dans la page de paiement hébergée par Stripe et n'atteignent jamais nos serveurs ; nous ne recevons qu'une confirmation de paiement, le montant, la devise et un jeton identifiant la transaction. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Si vous autorisez les témoins de personnalisation, Meta Platforms et LinkedIn peuvent les utiliser pour vous présenter notre publicité sur leurs plateformes et en mesurer l'effet.

3. Pourquoi nous les utilisons, et notre fondement juridique

Nous nous appuyons sur votre consentement, sur la nécessité du traitement pour exécuter notre contrat avec votre organisation, et sur notre intérêt commercial légitime à exploiter et à sécuriser le service. Lorsque le fondement est le consentement, vous pouvez le retirer — voir la section 8.

4. Avec qui nous les partageons

Nous partageons des renseignements personnels avec des prestataires de services qui les traitent pour notre compte, sous contrat, uniquement aux fins que nous précisons. Nous ne les vendons pas et ne les communiquons pas aux fins de marketing de tiers.

Intelligence artificielle

Deux fonctionnalités du Portail utilisent un grand modèle de langage : un assistant de réservation qui vous aide à décrire une inspection dans vos propres mots, et une étape de rédaction qui transforme les photographies, les mesures et les relevés de défauts d'un inspecteur en un texte de rapport lisible. Les détails de réservation et le contenu d'inspection sont transmis à cette fin aux fournisseurs de modèles de langage nommés dans le tableau ci-dessus, par l'intermédiaire de notre service d'automatisation des flux de travail.

L'assistant de clavardage de notre site web utilise également un grand modèle de langage. Ce que vous y saisissez, ainsi que la conversation qui en résulte, sont transmis à OpenAI pour qu'il puisse vous répondre. N'inscrivez rien de confidentiel dans le clavardage ; utilisez plutôt le formulaire de contact ou le courriel.

Les informations transmises par ces fonctionnalités, y compris l'assistant de clavardage du site web, ne servent pas à entraîner des modèles d'IA, et ces fonctionnalités n'envoient aucune donnée comptable ou de paiement à un modèle. Les factures, les paiements et l'intégration QuickBooks fonctionnent dans une partie distincte du système que ces fonctionnalités n'atteignent jamais.

Notre personnel et nos outils internes d'automatisation peuvent également utiliser des outils d'IA pour aider à préparer la correspondance et les travaux internes.

Nous partageons également des informations lorsque la loi l'exige, lorsque cela est nécessaire pour établir ou défendre une réclamation juridique et — si Tetra prend part un jour à une fusion, une acquisition ou une cession d'actifs — avec la partie à cette opération, sous réserve de la présente politique.

Informations conservées à l'extérieur du Canada

Comme le montre le tableau, la plupart de nos prestataires traitent et conservent les données aux États-Unis, et certains au Canada, au Royaume-Uni et dans l'Union européenne. Les informations détenues dans un autre pays sont soumises aux lois de ce pays et peuvent être accessibles à ses tribunaux et à ses autorités policières. En utilisant le Portail, vous reconnaissez ce transfert. Nos prestataires sont liés par des clauses contractuelles qui protègent les renseignements personnels.

Pour réaliser les inspections, les détails de réservation, y compris les contacts en usine et les adresses des sites, sont également communiqués à nos inspecteurs et à notre équipe des opérations à l'extérieur du Canada, notamment à Hong Kong, en Chine continentale, en Inde et dans les autres pays où un client réserve une inspection. Ils utilisent ces informations pour planifier et réaliser les inspections et pour préparer les rapports. Pour en savoir plus sur nos pratiques à l'extérieur du Canada, contactez notre responsable de la protection de la vie privée.

5. Comment nous les protégeons

• Le trafic entre vous et le Portail est chiffré au moyen du protocole TLS.
• Les données sont chiffrées au repos par nos prestataires de stockage.
• Les valeurs particulièrement sensibles, telles que les identifiants du système comptable, sont chiffrées par nous avant d'être stockées, de sorte qu'elles sont illisibles dans la base de données elle-même.
• L'accès est contrôlé au niveau de la base de données : des règles garantissent qu'une organisation ne peut pas lire les réservations, les rapports ou les factures d'une autre organisation, indépendamment de l'application.
• L'accès du personnel est limité par rôle à ce dont chaque personne a besoin, et les actions sur les documents commerciaux et financiers sont consignées dans un journal d'audit.

Liens vers les rapports

Les fichiers de rapports d'inspection sont servis depuis des adresses web longues et non devinables, afin que vous puissiez transmettre un rapport à un fournisseur ou à un client qui n'a pas de compte chez nous. Toute personne détenant le lien peut ouvrir ce rapport sans se connecter. C'est délibéré — c'est ce qui rend un rapport partageable — mais cela signifie qu'un lien mérite d'être traité comme le rapport lui-même. Dites-nous si l'un d'eux doit être retiré.

Aucun système n'est parfaitement sûr. En cas d'atteinte créant un risque réel de préjudice grave, nous en informerons les personnes concernées et la signalerons au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta ainsi qu'au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, comme la loi l'exige.

6. Combien de temps nous les conservons

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire aux finalités ci-dessus, ou aussi longtemps que la loi l'exige.

• Informations de compte — aussi longtemps que le compte est actif, plus 2 ans après la dernière activité.
• Dossiers et rapports d'inspection — au moins 5 ans, à titre de preuve commerciale des travaux réalisés, les clients s'y fiant longtemps après une inspection.
• Factures, paiements et documents comptables — au moins 6 ans, comme l'exige la législation fiscale canadienne.
• Registres de consentement marketing — aussi longtemps que le consentement est valide, plus 1 an après son retrait.
• Demandes de renseignements et pistes commerciales — aussi longtemps que nous échangeons au sujet de la demande, plus 2 ans, après quoi une demande qui n'a jamais donné lieu à une commande est supprimée.
• Journaux serveur et journaux d'audit — conservés pendant une période limitée à des fins de sécurité et de dépannage.

Lorsque les informations ne sont plus nécessaires, nous les supprimons ou les rendons anonymes. Notez que la suppression d'un compte n'entraîne pas la suppression des documents financiers que la loi nous oblige à conserver.

7. Témoins (cookies)

Sur le Portail, nous n'utilisons que les témoins nécessaires à son fonctionnement : vous maintenir connecté, maintenir votre session et protéger contre la falsification de requête intersite. Le Portail n'utilise aucun témoin publicitaire ni aucun témoin de suivi tiers. Bloquer les témoins essentiels dans votre navigateur vous empêchera de vous connecter.

Sur le Site, nous utilisons trois catégories : les témoins essentiels, dont le site a besoin pour fonctionner et qui ne peuvent être désactivés ; les témoins d'analyse, qui nous aident à comprendre comment les visiteurs utilisent le site et qui permettent l'enregistrement des sessions, soit la relecture des clics, du défilement et de la navigation d'une visite, les champs de formulaire et autres contenus sensibles étant masqués ; et les témoins de personnalisation, qui permettent à Meta (Facebook, Instagram) et à LinkedIn de vous présenter notre publicité sur leurs plateformes et d'en mesurer l'effet. Les témoins d'analyse et de personnalisation, ainsi que l'enregistrement des sessions, ne sont utilisés que si vous les autorisez. Vous pouvez accepter, refuser ou modifier votre choix à tout moment au moyen de la bannière de témoins du Site ou des réglages de votre navigateur, et votre choix est conservé pendant un an.

8. Vos droits

En vertu de la LPRPDE et de la PIPA de l'Alberta, vous pouvez :

• demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet et en obtenir une copie ;
• nous demander de corriger des informations inexactes ou incomplètes ;
• retirer votre consentement à une utilisation, sous réserve des limites légales et contractuelles — retirer votre consentement à un traitement essentiel peut signifier que nous ne pouvons plus fournir le service ;
• nous demander de supprimer des informations que nous n'avons plus de motif légal ou commercial de conserver ;
• porter plainte quant à la façon dont nous avons traité vos informations.

Écrivez-nous à l'adresse indiquée à la section 10. Nous répondrons dans les 30 jours. Nous pourrions devoir vérifier votre identité au préalable. Si les informations nous ont été fournies par votre employeur dans le cadre d'une relation d'affaires, nous pourrions rediriger votre demande vers lui.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou au Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta.

Pour les résidents de l'UE et de l'EEE (RGPD)

Si vous êtes situé dans l'Union européenne ou dans l'Espace économique européen, vous disposez de droits supplémentaires au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Nous traitons vos données sur un ou plusieurs des fondements juridiques suivants : votre consentement, l'exécution d'un contrat, le respect d'obligations légales ou nos intérêts commerciaux légitimes. Vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données. Nos prestataires sont liés par des clauses contractuelles qui protègent les renseignements personnels. Lorsque des renseignements personnels de l'UE ou de l'EEE sont transférés hors de l'UE ou de l'EEE, nous appliquons les garanties exigées par la loi.

Pour les résidents de la Californie (CCPA)

Si vous êtes résident de la Californie, vous disposez de droits supplémentaires au titre du California Consumer Privacy Act (CCPA), notamment le droit de savoir quels renseignements personnels nous recueillons, le droit de demander leur suppression et le droit de refuser la vente ou le partage de renseignements personnels. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Autoriser les témoins de personnalisation peut constituer un « partage » aux fins de la publicité comportementale intercontextuelle au sens du CCPA ; les refuser, ou revenir sur votre choix au moyen de la bannière de témoins, constitue votre moyen de refus.

9. Enfants

Le Portail est un outil professionnel et ne s'adresse pas aux enfants. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans.

10. Nous joindre

Les questions, demandes et plaintes relatives à la protection de la vie privée sont à adresser à notre responsable de la protection de la vie privée :

• Courriel : info@tetrainspection.com
• Tetra Inspection Inc., 407 9 Ave SE, Calgary, AB T2G 2K7, Canada

11. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique à mesure que le service évolue. La date d'entrée en vigueur indiquée en haut de page indique la dernière révision. Si une modification a une incidence importante sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels, nous vous en informerons par le Portail ou par courriel avant son entrée en vigueur.