Datenschutzrichtlinie

Tetra Inspection Inc. ("Tetra", "wir", "uns") erbringt Qualitätsinspektionsleistungen als unabhängige Drittpartei, betreibt das Kundenportal unter portal.tetrainspection.com (das "Portal") und veröffentlicht die Website tetrainspection.com (die "Website"). Diese Richtlinie erläutert, welche personenbezogenen Daten wir erheben, warum wir sie erheben, mit wem wir sie teilen und welche Wahlmöglichkeiten Sie haben.

Wir haben unseren Sitz in Alberta, Kanada. Wir verarbeiten personenbezogene Daten im Einklang mit dem Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) und dem Personal Information Protection Act (PIPA) von Alberta.

1. Für wen diese Richtlinie gilt

Diese Richtlinie gilt für Personen, die das Portal nutzen — Mitarbeitende unserer Geschäftskunden, zu einer Buchung eingeladene Lieferanten- und Fabrikkontakte sowie unser eigenes Personal — und für Personen, die die Website besuchen, dort ein Formular absenden, ein Angebot anfordern, unseren Newsletter abonnieren oder ein Gespräch mit uns buchen. Die meisten Informationen im Portal sind Unternehmensinformationen: Firmennamen, Fabrikadressen, Bestellungen, Produktspezifikationen. Ein Teil davon sind personenbezogene Daten, und darum geht es in dieser Richtlinie.

2. Was wir erheben

Informationen, die Sie uns geben

• Kontoangaben — Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Funktion, die Organisation, der Sie angehören, und Ihre Rolle darin.
• Buchungsangaben — die für die Durchführung einer Inspektion erforderlichen Angaben: Lieferanten- und Fabriknamen, Ansprechpersonen an diesen Standorten, Adressen, Produkt- und Stilbeschreibungen, Mengen, Bestellreferenzen, Inspektionstermine und Anweisungen.
• Rechnungsangaben — Rechnungskontakt, Rechnungsadresse, steuerliche Behandlung und gewünschte Währung.
• Anfragen und Angebotsanforderungen — wenn Sie ein Formular auf der Website absenden, ein Angebot anfordern, unseren Newsletter abonnieren, ein Gespräch buchen oder eine Nachricht an den Chat-Assistenten der Website senden, erheben wir Ihren Namen, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, Ihren Firmennamen, die von Ihnen gesendeten Nachrichten und das, was Sie uns zu Ihrer Anfrage mitteilen.
• Kommunikation — Nachrichten, die Sie uns über das Portal senden, einschließlich Inspektions-Chat und Supportanfragen, sowie beigefügte Dokumente oder Bilder, und E-Mail-Korrespondenz mit unserem Team.

Informationen, die durch den Dienst entstehen

• Inspektionsunterlagen — Berichte, Feststellungen, Messwerte, Mängelaufzeichnungen und Fotografien, die Inspektoren an einem Standort aufnehmen. Auf Fotografien einer Produktionsfläche können beiläufig Personen zu sehen sein.
• Konto- und Prüfaufzeichnungen — Anmeldevorgänge und ein Protokoll der Aktionen zu Buchungen, Rechnungen und Berichten, einschließlich der Angabe, wer sie wann vorgenommen hat. Diese Aufzeichnungen bestehen, damit Änderungen an kaufmännischen und finanziellen Unterlagen nachvollziehbar sind.

Automatisch erhobene Informationen

• Technische Daten — IP-Adresse, Browser- und Gerätetyp, Betriebssystem und angeforderte Seiten, in Serverprotokollen zu Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecken erfasst.
• Nutzung der Website — nur auf der Website: besuchte Seiten, Verweildauer auf einer Seite, verweisende und ausgehende URLs, Gerätekennungen und Bildschirmauflösung, Standort auf Länder- oder Regionsebene sowie Interaktionsmuster wie Klicks, Scrollen und Navigationspfade. Dies wird über die in Abschnitt 4 genannten Analyseanbieter erhoben, und nur dann, wenn Sie Analyse-Cookies zugelassen haben.
• Cookies — siehe Abschnitt 7.

Was wir nicht erheben

Wir erheben keine Zahlungskartennummern. Kartendaten werden direkt in die von Stripe gehostete Zahlungsseite eingegeben und erreichen unsere Server nie; wir erhalten nur eine Zahlungsbestätigung, den Betrag, die Währung und ein Token zur Identifizierung der Transaktion. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wenn Sie Personalisierungs-Cookies zulassen, können Meta Platforms und LinkedIn diese nutzen, um Ihnen unsere Werbung auf ihren Plattformen zu zeigen und deren Wirkung zu messen.

3. Warum wir sie verwenden, und unsere Rechtsgrundlage

Wir stützen uns auf Ihre Einwilligung, auf die Erforderlichkeit der Verarbeitung zur Erfüllung unseres Vertrags mit Ihrer Organisation und auf unser berechtigtes geschäftliches Interesse am Betrieb und an der Absicherung des Dienstes. Soweit die Einwilligung die Grundlage ist, können Sie sie widerrufen — siehe Abschnitt 8.

4. Mit wem wir sie teilen

Wir teilen personenbezogene Daten mit Dienstleistern, die sie in unserem Auftrag und auf vertraglicher Grundlage ausschließlich zu den von uns festgelegten Zwecken verarbeiten. Wir verkaufen sie nicht und geben sie nicht für das Marketing Dritter weiter.

Künstliche Intelligenz

Zwei Portalfunktionen nutzen ein großes Sprachmodell: ein Buchungsassistent, der Ihnen hilft, eine Inspektion in eigenen Worten zu beschreiben, und ein Entwurfsschritt, der die Fotografien, Messwerte und Mängelaufzeichnungen eines Inspektors in lesbaren Berichtstext überführt. Buchungsangaben und Inspektionsinhalte werden zu diesem Zweck über unseren Workflow-Automatisierungsdienst an die in der Tabelle oben genannten Sprachmodellanbieter übermittelt.

Der Chat-Assistent auf unserer Website nutzt ebenfalls ein großes Sprachmodell. Was Sie dort eingeben, und der daraus entstehende Dialog, werden an OpenAI übermittelt, damit er Ihnen antworten kann. Geben Sie keine vertraulichen Inhalte in den Chat ein; nutzen Sie dafür das Kontaktformular oder die E-Mail.

Informationen, die über diese Funktionen – einschließlich des Chat-Assistenten auf der Website – übermittelt werden, werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, und diese Funktionen übermitteln keine Buchhaltungs- oder Zahlungsdaten an ein Modell. Rechnungen, Zahlungen und die QuickBooks-Integration laufen in einem separaten Teil des Systems, den diese Funktionen nie berühren.

Unsere Mitarbeitenden und unsere internen Automatisierungswerkzeuge können KI-Werkzeuge außerdem zur Unterstützung bei der Erstellung von Korrespondenz und interner Arbeit einsetzen.

Wir geben Informationen außerdem weiter, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, soweit es zur Begründung oder Verteidigung eines Rechtsanspruchs erforderlich ist, und — sollte Tetra jemals an einer Fusion, einer Übernahme oder einem Verkauf von Vermögenswerten beteiligt sein — an die Partei dieser Transaktion, vorbehaltlich dieser Richtlinie.

Außerhalb Kanadas gespeicherte Informationen

Wie die Tabelle zeigt, verarbeiten und speichern die meisten unserer Anbieter Daten in den Vereinigten Staaten, einige in Kanada, im Vereinigten Königreich und in der Europäischen Union. In einem anderen Land vorgehaltene Informationen unterliegen dem Recht dieses Landes und können für seine Gerichte und Strafverfolgungsbehörden zugänglich sein. Mit der Nutzung des Portals nehmen Sie diese Übermittlung zur Kenntnis. Unsere Anbieter sind durch Vertragsbedingungen gebunden, die personenbezogene Daten schützen.

Zur Durchführung von Inspektionen werden Buchungsangaben, einschließlich Fabrikkontakten und Standortadressen, auch mit unseren Inspektoren und unserem Operations-Team außerhalb Kanadas geteilt, unter anderem in Hongkong, in Festlandchina, in Indien und in den weiteren Ländern, in denen ein Kunde eine Inspektion bucht. Sie nutzen diese Informationen, um Inspektionen zu planen und durchzuführen und um Berichte zu erstellen. Für weitere Informationen zu unseren Praktiken außerhalb Kanadas wenden Sie sich an unseren Datenschutzbeauftragten.

5. Wie wir sie schützen

• Der Datenverkehr zwischen Ihnen und dem Portal wird mit TLS verschlüsselt.
• Daten werden von unseren Speicheranbietern im Ruhezustand verschlüsselt.
• Besonders sensible Werte, etwa Zugangsdaten des Buchhaltungssystems, verschlüsseln wir vor der Speicherung selbst, sodass sie in der Datenbank selbst nicht lesbar sind.
• Der Zugriff wird auf Datenbankebene kontrolliert: Regeln stellen unabhängig von der Anwendung sicher, dass eine Organisation die Buchungen, Berichte oder Rechnungen einer anderen Organisation nicht lesen kann.
• Der Zugriff von Mitarbeitenden ist je Rolle auf das Notwendige beschränkt, und Aktionen an kaufmännischen und finanziellen Unterlagen werden in einem Prüfprotokoll erfasst.

Berichtslinks

Inspektionsberichtsdateien werden über lange, nicht erratbare Webadressen ausgeliefert, damit Sie einen Bericht an einen Lieferanten oder Kunden weiterleiten können, der kein Konto bei uns hat. Jede Person, die den Link besitzt, kann diesen Bericht ohne Anmeldung öffnen. Das ist beabsichtigt — es macht einen Bericht teilbar — bedeutet aber, dass ein Link wie der Bericht selbst zu behandeln ist. Sagen Sie uns, wenn einer zurückgezogen werden muss.

Kein System ist vollkommen sicher. Kommt es zu einer Verletzung, die ein echtes Risiko eines erheblichen Schadens begründet, informieren wir die betroffenen Personen und melden sie dem Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta sowie dem Office of the Privacy Commissioner of Canada, wie es das Gesetz verlangt.

6. Wie lange wir sie aufbewahren

Wir bewahren personenbezogene Daten nur so lange auf, wie es für die vorstehenden Zwecke erforderlich ist oder wie es das Gesetz verlangt.

• Kontoinformationen — solange das Konto aktiv ist, zuzüglich 2 Jahre nach der letzten Aktivität.
• Inspektionsunterlagen und Berichte — mindestens 5 Jahre, als kaufmännischer Nachweis der erbrachten Arbeit, da Kunden sich noch lange nach einer Inspektion darauf stützen.
• Rechnungen, Zahlungen und Buchhaltungsunterlagen — mindestens 6 Jahre, wie es das kanadische Steuerrecht verlangt.
• Nachweise der Marketing-Einwilligung — solange die Einwilligung gültig ist, zuzüglich 1 Jahr nach ihrem Widerruf.
• Anfragen und Leads — solange wir zu der Anfrage in Kontakt stehen, zuzüglich 2 Jahre; danach wird eine Anfrage, aus der nie ein Auftrag wurde, gelöscht.
• Server- und Prüfprotokolle — für einen begrenzten Zeitraum zu Sicherheits- und Fehlerbehebungszwecken aufbewahrt.

Werden Informationen nicht mehr benötigt, löschen oder anonymisieren wir sie. Beachten Sie, dass das Löschen eines Kontos nicht die Finanzunterlagen löscht, die wir gesetzlich aufbewahren müssen.

7. Cookies

Im Portal verwenden wir ausschließlich Cookies, die für seinen Betrieb erforderlich sind: Sie angemeldet halten, Ihre Sitzung aufrechterhalten und vor websiteübergreifender Anfragenfälschung schützen. Das Portal verwendet keine Werbe-Cookies und keine Tracking-Cookies Dritter. Wenn Sie erforderliche Cookies in Ihrem Browser blockieren, können Sie sich nicht anmelden.

Auf der Website verwenden wir drei Kategorien: erforderliche Cookies, die die Website zum Funktionieren braucht und die nicht deaktiviert werden können; Analyse-Cookies, die uns helfen zu verstehen, wie Besucher die Website nutzen, und die die Sitzungsaufzeichnung ermöglichen, also die Wiedergabe der Klicks, des Scrollens und der Navigation eines Besuchs, wobei Formularfelder und andere sensible Inhalte maskiert werden; und Personalisierungs-Cookies, die es Meta (Facebook, Instagram) und LinkedIn ermöglichen, Ihnen unsere Werbung auf ihren Plattformen zu zeigen und deren Wirkung zu messen. Analyse- und Personalisierungs-Cookies sowie die Sitzungsaufzeichnung werden nur verwendet, wenn Sie sie zulassen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über das Cookie-Banner der Website oder die Einstellungen Ihres Browsers annehmen, ablehnen oder ändern; Ihre Auswahl wird ein Jahr lang gespeichert.

8. Ihre Rechte

Nach PIPEDA und PIPA von Alberta können Sie:

• erfragen, welche personenbezogenen Daten wir über Sie vorhalten, und eine Kopie erhalten;
• uns auffordern, unrichtige oder unvollständige Informationen zu berichtigen;
• Ihre Einwilligung in eine Verwendung widerrufen, vorbehaltlich gesetzlicher und vertraglicher Grenzen — der Widerruf der Einwilligung in eine wesentliche Verarbeitung kann bedeuten, dass wir den Dienst nicht mehr erbringen können;
• uns auffordern, Informationen zu löschen, für deren Aufbewahrung wir keinen rechtlichen oder geschäftlichen Grund mehr haben;
• sich darüber beschweren, wie wir mit Ihren Informationen umgegangen sind.

Schreiben Sie uns an die in Abschnitt 10 genannte Adresse. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen. Möglicherweise müssen wir zuvor Ihre Identität überprüfen. Wurden uns die Informationen von Ihrem Arbeitgeber im Rahmen einer Geschäftsbeziehung bereitgestellt, können wir Ihr Ersuchen an diesen weiterleiten.

Sind Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden, können Sie sich an das Office of the Privacy Commissioner of Canada oder an das Office of the Information and Privacy Commissioner of Alberta wenden.

Für Personen in der EU/im EWR (DSGVO)

Wenn Sie sich in der Europäischen Union oder im Europäischen Wirtschaftsraum befinden, stehen Ihnen zusätzliche Rechte nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu. Wir verarbeiten Ihre Daten auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen: Ihre Einwilligung, die Erfüllung eines Vertrags, die Einhaltung rechtlicher Verpflichtungen oder unsere berechtigten geschäftlichen Interessen. Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei Ihrer örtlichen Datenschutzaufsichtsbehörde einzulegen. Unsere Anbieter sind durch Vertragsbedingungen gebunden, die personenbezogene Daten schützen. Soweit personenbezogene Daten aus der EU oder dem EWR außerhalb der EU oder des EWR übermittelt werden, wenden wir die gesetzlich vorgeschriebenen Garantien an.

Für Einwohner Kaliforniens (CCPA)

Wenn Sie in Kalifornien wohnen, stehen Ihnen zusätzliche Rechte nach dem California Consumer Privacy Act (CCPA) zu, darunter das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir erheben, das Recht, Löschung zu verlangen, und das Recht, dem Verkauf oder der Weitergabe personenbezogener Daten zu widersprechen. Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Das Zulassen von Personalisierungs-Cookies kann nach dem CCPA als "Weitergabe" für kontextübergreifende verhaltensbasierte Werbung gelten; sie abzulehnen oder Ihre Auswahl über das Cookie-Banner zu ändern, ist der Weg des Widerspruchs.

9. Kinder

Das Portal ist ein Geschäftswerkzeug und richtet sich nicht an Kinder. Wir erheben nicht bewusst personenbezogene Daten von Personen unter 18 Jahren.

10. Kontakt

Fragen, Anträge und Beschwerden zum Datenschutz richten Sie an unseren Datenschutzbeauftragten:

• E-Mail: info@tetrainspection.com
• Tetra Inspection Inc., 407 9 Ave SE, Calgary, AB T2G 2K7, Kanada

11. Änderungen dieser Richtlinie

Wir können diese Richtlinie anpassen, wenn sich der Dienst ändert. Das oben genannte Datum des Inkrafttretens zeigt, wann sie zuletzt überarbeitet wurde. Wirkt sich eine Änderung wesentlich darauf aus, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen, informieren wir Sie vor ihrem Inkrafttreten über das Portal oder per E-Mail.