Política de Privacidad

Tetra Inspection Inc. ("Tetra", "nosotros") presta servicios de inspección de calidad de terceros, opera el portal de clientes en portal.tetrainspection.com (el "Portal") y publica el sitio web tetrainspection.com (el "Sitio"). Esta política explica qué información personal recopilamos, por qué la recopilamos, con quién la compartimos y qué opciones tiene usted.

Estamos radicados en Alberta, Canadá. Tratamos la información personal de conformidad con la Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) y la Personal Information Protection Act (PIPA) de Alberta.

1. A quién se aplica esta política

Esta política se aplica a las personas que usan el Portal — el personal de nuestros clientes empresariales, los contactos de proveedores y fábricas invitados a una reserva, y nuestro propio personal — y a las personas que visitan el Sitio, envían un formulario en él, solicitan una cotización, se suscriben a nuestro boletín o reservan una llamada con nosotros. La mayor parte de la información del Portal es información empresarial: nombres de empresas, direcciones de fábricas, órdenes de compra, especificaciones de producto. Parte de ella es información personal, y de eso trata esta política.

2. Qué recopilamos

Información que usted nos facilita

• Datos de la cuenta — nombre, correo electrónico profesional, número de teléfono, cargo, la organización a la que pertenece y su función dentro de ella.
• Datos de la reserva — la información necesaria para realizar una inspección: nombres de proveedores y fábricas, personas de contacto en esos sitios, direcciones, descripciones de productos y estilos, cantidades, referencias de órdenes de compra, fechas de inspección e instrucciones.
• Datos de facturación — contacto de facturación, domicilio de facturación, tratamiento fiscal y moneda preferida.
• Consultas y solicitudes de cotización — cuando envía un formulario en el Sitio, solicita una cotización, se suscribe a nuestro boletín, reserva una llamada o envía un mensaje al asistente de chat del Sitio, recopilamos su nombre, correo electrónico profesional, número de teléfono, nombre de la empresa, los mensajes que envía y lo que nos indique sobre su consulta.
• Comunicaciones — los mensajes que nos envía a través del Portal, incluidos el chat de inspección y las solicitudes de soporte, junto con cualquier documento o imagen que adjunte, y la correspondencia por correo electrónico con nuestro equipo.

Información generada por el servicio

• Registros de inspección — informes, hallazgos, mediciones, registros de defectos y fotografías tomadas por los inspectores en un sitio. Las fotografías de una planta de producción pueden incluir personas de forma incidental.
• Registros de cuenta y auditoría — eventos de inicio de sesión y un registro de las acciones realizadas sobre reservas, facturas e informes, incluyendo quién las realizó y cuándo. Estos registros existen para que los cambios en los documentos comerciales y financieros sean trazables.

Información recopilada automáticamente

• Datos técnicos — dirección IP, tipo de navegador y de dispositivo, sistema operativo y páginas solicitadas, registrados en los logs del servidor con fines de seguridad y resolución de problemas.
• Uso del Sitio — únicamente en el Sitio: páginas visitadas, tiempo en cada página, URL de origen y de salida, identificadores de dispositivo y resolución de pantalla, ubicación a nivel de país o región, y patrones de interacción como clics, desplazamiento y rutas de navegación. Esto se recopila mediante los proveedores de análisis nombrados en la sección 4, y solo cuando usted ha permitido las cookies de análisis.
• Cookies — véase la sección 7.

Qué no recopilamos

No recopilamos números de tarjetas de pago. Los datos de la tarjeta se introducen directamente en la página de pago alojada por Stripe y nunca llegan a nuestros servidores; solo recibimos una confirmación de pago, el importe, la moneda y un token que identifica la transacción. No vendemos información personal. Si permite las cookies de personalización, Meta Platforms y LinkedIn pueden utilizarlas para mostrarle nuestra publicidad en sus plataformas y medir su efecto.

3. Por qué la usamos y nuestra base jurídica

Nos basamos en su consentimiento, en la necesidad del tratamiento para ejecutar nuestro contrato con su organización y en nuestro interés comercial legítimo en operar y proteger el servicio. Cuando la base es el consentimiento, usted puede retirarlo: véase la sección 8.

4. Con quién la compartimos

Compartimos información personal con proveedores de servicios que la tratan por cuenta nuestra, bajo contrato, únicamente para las finalidades que especificamos. No la vendemos ni la divulgamos para el marketing de terceros.

Inteligencia artificial

Dos funcionalidades del Portal utilizan un gran modelo de lenguaje: un asistente de reservas que le ayuda a describir una inspección con sus propias palabras, y un paso de redacción que convierte las fotografías, mediciones y registros de defectos de un inspector en un texto de informe legible. Los datos de la reserva y el contenido de la inspección se envían con esa finalidad a los proveedores de modelos de lenguaje nombrados en la tabla anterior, a través de nuestro servicio de automatización de flujos de trabajo.

El asistente de chat de nuestro sitio web también utiliza un gran modelo de lenguaje. Lo que escribe en él, y la conversación resultante, se envían a OpenAI para que pueda responderle. No introduzca información confidencial en el chat; para eso utilice el formulario de contacto o el correo electrónico.

La información enviada a través de estas funcionalidades, incluido el asistente de chat del sitio web, no se utiliza para entrenar modelos de IA, y estas funcionalidades no envían datos contables ni de pago a ningún modelo. Las facturas, los pagos y la integración con QuickBooks funcionan en una parte separada del sistema que estas funcionalidades nunca tocan.

Nuestro personal y nuestras herramientas internas de automatización también pueden utilizar herramientas de IA para ayudar a preparar correspondencia y trabajo interno.

También compartimos información cuando la ley nos lo exige, cuando es necesario para ejercer o defender una reclamación legal y, si Tetra participara alguna vez en una fusión, adquisición o venta de activos, con la parte de esa operación, con sujeción a esta política.

Información almacenada fuera de Canadá

Como muestra la tabla, la mayoría de nuestros proveedores tratan y almacenan datos en Estados Unidos, y algunos en Canadá, el Reino Unido y la Unión Europea. La información alojada en otro país está sujeta a las leyes de ese país y puede ser accesible a sus tribunales y autoridades policiales. Al usar el Portal, usted reconoce esta transferencia. Nuestros proveedores están vinculados por condiciones contractuales que protegen la información personal.

Para realizar las inspecciones, los datos de la reserva, incluidos los contactos de fábrica y las direcciones de los sitios, también se comparten con nuestros inspectores y nuestro equipo de operaciones fuera de Canadá, incluyendo Hong Kong, China continental, India y los demás países en los que un cliente reserva una inspección. Utilizan esta información para programar y llevar a cabo las inspecciones y para preparar los informes. Para más información sobre nuestras prácticas fuera de Canadá, contacte con nuestro responsable de privacidad.

5. Cómo la protegemos

• El tráfico entre usted y el Portal se cifra mediante TLS.
• Los datos se cifran en reposo por nuestros proveedores de almacenamiento.
• Los valores especialmente sensibles, como las credenciales del sistema contable, los ciframos nosotros antes de almacenarlos, de modo que resultan ilegibles en la propia base de datos.
• El acceso se controla a nivel de base de datos: las reglas garantizan que una organización no pueda leer las reservas, los informes ni las facturas de otra organización, con independencia de la aplicación.
• El acceso del personal se limita por función a lo que cada persona necesita, y las acciones sobre documentos comerciales y financieros se registran en un log de auditoría.

Enlaces a informes

Los archivos de informes de inspección se sirven desde direcciones web largas e imposibles de adivinar, para que pueda reenviar un informe a un proveedor o cliente que no tenga cuenta con nosotros. Cualquier persona que disponga del enlace puede abrir ese informe sin iniciar sesión. Esto es deliberado — es lo que hace que un informe se pueda compartir — pero significa que un enlace merece el mismo trato que el propio informe. Díganos si alguno debe retirarse.

Ningún sistema es perfectamente seguro. Si se produce una violación que cree un riesgo real de daño significativo, lo notificaremos a las personas afectadas y lo comunicaremos a la Oficina del Comisionado de Información y Privacidad de Alberta y a la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá, según exija la ley.

6. Cuánto tiempo la conservamos

Conservamos la información personal solo durante el tiempo necesario para las finalidades anteriores, o mientras la ley lo exija.

• Información de la cuenta — mientras la cuenta esté activa, más 2 años después de la última actividad.
• Registros e informes de inspección — al menos 5 años, como registro comercial del trabajo realizado, ya que los clientes se apoyan en ellos mucho después de una inspección.
• Facturas, pagos y registros contables — al menos 6 años, según exige la legislación fiscal canadiense.
• Registros de consentimiento de marketing — mientras el consentimiento sea válido, más 1 año tras su retirada.
• Consultas y contactos comerciales — durante el tiempo en que mantengamos contacto sobre la consulta, más 2 años, tras lo cual se elimina una consulta que nunca llegó a ser un pedido.
• Logs de servidor y de auditoría — conservados durante un periodo limitado con fines de seguridad y resolución de problemas.

Cuando la información ya no es necesaria, la eliminamos o la anonimizamos. Tenga en cuenta que eliminar una cuenta no elimina los registros financieros que la ley nos obliga a conservar.

7. Cookies

En el Portal utilizamos únicamente las cookies necesarias para su funcionamiento: mantener su sesión iniciada, conservar la sesión y proteger frente a la falsificación de peticiones entre sitios. El Portal no utiliza cookies publicitarias ni cookies de seguimiento de terceros. Bloquear las cookies esenciales en su navegador le impedirá iniciar sesión.

En el Sitio utilizamos tres categorías: cookies esenciales, que el sitio necesita para funcionar y que no se pueden desactivar; cookies de análisis, que nos ayudan a entender cómo usan el sitio los visitantes y que permiten la grabación de sesiones, es decir, la reproducción de los clics, el desplazamiento y la navegación de una visita, con los campos de formulario y otros contenidos sensibles enmascarados; y cookies de personalización, que permiten a Meta (Facebook, Instagram) y a LinkedIn mostrarle nuestra publicidad en sus plataformas y medir su efecto. Las cookies de análisis y de personalización, así como la grabación de sesiones, solo se utilizan si usted las permite. Puede aceptar, rechazar o cambiar su elección en cualquier momento mediante el banner de cookies del Sitio o la configuración de su navegador, y su elección se recuerda durante un año.

8. Sus derechos

Conforme a la PIPEDA y a la PIPA de Alberta, usted puede:

• preguntar qué información personal tenemos sobre usted y obtener una copia;
• pedirnos que corrijamos información inexacta o incompleta;
• retirar su consentimiento a un uso, con sujeción a los límites legales y contractuales — retirar el consentimiento a un tratamiento esencial puede implicar que ya no podamos prestar el servicio;
• pedirnos que eliminemos información que ya no tengamos motivo legal o comercial para conservar;
• presentar una reclamación sobre cómo hemos tratado su información.

Escríbanos a la dirección indicada en la sección 10. Responderemos en un plazo de 30 días. Puede que necesitemos verificar su identidad primero. Si la información nos fue facilitada por su empleador en el marco de una relación comercial, podremos dirigir su solicitud a este.

Si no está satisfecho con nuestra respuesta, puede dirigirse a la Oficina del Comisionado de Privacidad de Canadá o a la Oficina del Comisionado de Información y Privacidad de Alberta.

Para residentes de la UE/EEE (RGPD)

Si se encuentra en la Unión Europea o en el Espacio Económico Europeo, dispone de derechos adicionales conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Tratamos sus datos sobre una o varias de las siguientes bases jurídicas: su consentimiento, la ejecución de un contrato, el cumplimiento de obligaciones legales o nuestros intereses comerciales legítimos. Tiene derecho a presentar una reclamación ante su autoridad local de protección de datos. Nuestros proveedores están vinculados por condiciones contractuales que protegen la información personal. Cuando se transfiere información personal de la UE o del EEE fuera de la UE o del EEE, aplicamos las garantías exigidas por la ley.

Para residentes de California (CCPA)

Si es residente de California, dispone de derechos adicionales conforme a la California Consumer Privacy Act (CCPA), incluido el derecho a saber qué información personal recopilamos, el derecho a solicitar su eliminación y el derecho a oponerse a la venta o al intercambio de información personal. No vendemos información personal. Permitir las cookies de personalización puede considerarse un "intercambio" a efectos de la publicidad conductual entre contextos según la CCPA; rechazarlas, o cambiar su elección mediante el banner de cookies, es la forma de oponerse.

9. Menores

El Portal es una herramienta profesional y no está dirigido a menores. No recopilamos a sabiendas información personal de personas menores de 18 años.

10. Contacto

Las preguntas, solicitudes y reclamaciones sobre privacidad deben dirigirse a nuestro responsable de privacidad:

• Correo electrónico: info@tetrainspection.com
• Tetra Inspection Inc., 407 9 Ave SE, Calgary, AB T2G 2K7, Canadá

11. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política a medida que el servicio evolucione. La fecha de entrada en vigor que figura arriba indica la última revisión. Si un cambio afecta de forma significativa a la manera en que tratamos su información personal, le avisaremos a través del Portal o por correo electrónico antes de que entre en vigor.